A lot of things need to be prepared for retendering the mutual projects. Sometimes its need a lot of passion and times involved.. Why Im saying that because, its involved a lot of peoples and parties. In my case there are two situation in prepairing the tender. The first one its prepare by in house team and another one prepare by the consultant. For the both situation its gave us a different kinds of experience.
Before I proceed with more explanation, lets me brief some of process and documents needed during the retendering process. The documents must be prepared are the Document for Tender and Table Tender Document. (Actually this are the same documents, only the little bit difference at the front cover). This document divided to 3 sections, thera are Section 1, Section 2 and Section 3. For Section 1, the main contents are with regards to contractual matters, Bill of Quantity and Metod of Measurement. Section 2 explain about the specification of the scope of works. And section 3 is a set of Tender Drawing. Tender Document will sell to contractor and TTD will be show or......To be continued......
How we prepare all the above-mentioned documents.
SENARAI TINDAKAN YANG BOLEH DIBUAT :
1
Final Joint Survey dan Measurement
Perlu dilakukan di antara pihak JKR dan kontraktor. Ia bertujuan untuk mendapatkan Kuantiti Akhir bagi kerja-kerja yang telah dilakukan oleh pihak kontraktor dan bagi peyediaan Lukisan As Built. Joint Survey perlu dilakukan pada jarak 20m interval.
2
Penyediaan As Built
i. Earthworks – perlu dinyatakan dalam lukisan kedudukan pre com level, design level dan existing ground level. Jika terdapat kawasan over cut perlu dimasukkan sekali. Update lukisan pembinaan –Cross Section Drawings.
ii. Struktur Jambatan, Sistem saliran, Culvert, Turfing dan semua skop kerja yang terlibat – Tanda dan lorekkan bahagian yang telah dibuat beserta ukuran atau level dalam lukisan pembinaan.
3
Material on Site
- Senaraikan bahan-bahan yang perlu disimpan atau dipulangkan kembali kepada pihak kontraktor. Perlu dinyatakan bilangan, keadaan bahan dan disertakan gambar.
- Perlu disediakan tempat penyimpanan bagi mana-mana bahan yang hendak disimpan.
4
NCR
Pastikan semua NCR telah ditutup.
5
Perolehan Melalui Kontrak
Pastikan segala senarai item yang diterima dipulangkan dan ditandatangani oleh pihak kontraktor. Rujuk pada senarai inventory.
6
Repair/Remedial Works
Perlu disenaraikan mana-mana skop kerja yang telah siap yang memerlukan kerja-kerja pembaikan seperti slope failure, erosion, kerosakan pada struktur dan sebagainya.
7
Penyediaan Dokumen Retender (Section 1, 2 and 3)
a. Bills of Quantity
- Senaraikan item-item yang perlu dimasukkan dalam BQ. (BQ item ikut Dokumen Kontrak Asal)
- Dapatkan baki kuantiti berdasarkan kerja-kerja yang telah siap ditapak.
- Setiap maklumat dalam BQ perlu seiring dengan maklumat yang terdapat dalam Lukisan dan MOM.
- Sila rujuk Lampiran B bagi contoh BQ bagi Pakej yang telah di retender.
- Setiap kuantiti yang dimasukkan perlu disediakan Taking Off dan disahkan oleh pihak di tapak.
- Sebarang pertambahan kuantiti perlu ada justifikasi (evidence), Taking Off dan gambar tapak sebagai sokongan.
-
b. Method Of Measurement
- Turutan no. dalam MOM perlu seiring dengan BQ.
- Terdapat item dalam MOM yang perlu disemak terutamanya melibatkan kerja-kerja yang sebahagiannya siap, perubahan dari segi unit dan perubahan dan pertambahan skop.
c. Lukisan
- Lukisan yang perlu disediakan ialah Lukian Tender (A3 size) dan Lukisan untuk TTD (A1 size).
- Di antara maklumat yang perlu di masukkan dalam Lukisan Tender :
i. Cross Section and Plan and Longitudinal Profile
- Finished Road Level, Existing Ground Level and Distance.
- Perlu di masukkan Nota : Existing Ground Level to be Confirmed on Site by Registered Licensed Surveyor.
ii. Drainage Layout dan Culvert Layout
- Lukisan perlu dikemaskini berdasarkan kapada keadaan semasa di tapak. Mana skop kerja yang telah siap perlu di omit.
- Bagi skop kerja culvert yang telah disiapkan perlu dilorekkan dan jadual culvert (culvert schedule) perlu dikemaskini mengikut keadaan sebenar di tapak.
iii. Struktur
- Tanda dan lorekkan bahagian yang telah dibuat beserta ukuran atau level.
- Setiap maklumat dalam lukisan perlu seiring dengan BQ.
Gambar/Photo keadaan tapak perlu diambil pada lokasi/kedudukan yang sama pada setiap minggu untuk menunjukkan keadaan tapak yang mungkin berubah/rosak akibat terbiar begitu lama atau berlaku vandalism/kecurian.
